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「フリーアドレスでは、座席を自由に利用できる一方で、『出社しても座る席がない』『誰がどこにいるか分からない』といった課題が発生することがあります。こうした課題への対応として、席の予約制（ホテリング）を導入する企業も増えていますが、いざ運用を始めても『予約した席を別の人が利用している』『カラ予約が放置されている』といったトラブルや予約の手間から、制度が定着しないケースも少なくありません。
本記事では、席の予約制が定着しない原因と対策を解説します。
予約のたびに別のツールを起動する、複数の画面を操作する、席の位置をフロアマップで把握しにくいといった状況では、予約操作が負担になる場合があります。「予約せずに空いている席に座る方が早い」と感じる社員が増えると、予約制度が十分に利用されなくなる可能性があります。
予約したものの出社しない、予約時間を過ぎても利用が続く、予約されている席を別の社員が利用するといった状況が発生する場合があります。このような予約情報と実際の利用状況のズレが続くと、予約制度が利用されにくくなる可能性があります。
「今、どの席が空いているのか」「この席は誰かが予約しているのか」といった情報を確認しにくい場合、利用者が座席を選ぶ際に迷うことがあります。また、空席と思って利用したところ、他の社員が予約していたといったトラブルにつながる可能性もあります。
予約やチェックインの操作手順をできるだけ簡素化し、日常的に利用しやすい仕組みを整えることが重要です。毎日利用する制度だからこそ、操作に手間がかからないようにすることで、継続的に利用しやすくなる可能性があります。
座席管理システムやWeb座席表などを活用し、座席の予約状況や利用状況を確認しやすくする方法があります。フロアマップ上で座席の位置や予約状況を確認できるようにすることで、利用する座席を選びやすくなるほか、予約の重複や無断利用などのトラブルを防ぎやすくなる可能性があります。
なお、実際の利用状況をどこまで把握できるかは、導入するシステムの機能によって異なります。
チェックインがない予約を一定時間後に解放する、連続予約や長時間の予約に上限を設けるといったルールを設定する方法があります。また、システム上でこうしたルールを設定できる場合は、運用を個人の判断だけに委ねず、一定のルールに沿って管理しやすくなります。
席の予約制が定着しない背景には、予約のしやすさや予約情報の把握、実際の利用状況とのズレ、運用ルールなど、仕組みや運用面の課題が影響している場合があります。予約やチェックインの操作を簡素化し、座席の予約状況を確認しやすくするとともに、必要に応じて自動解放などのルールを設けることで、予約制度を運用しやすくなる可能性があります。予約制を導入する際は、社員が継続して利用しやすい仕組みになっているかを確認することが重要です。