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目次
座席管理システムとは、オフィスの座席を効率的に運用するためのシステムです。専用のソフトウェアで導入ができますが、ExcelやGoogle スプレッドシート、Webアプリなどで作ることも可能です。
ただし近年では、座席だけでなく「会議室・備品・スケジュール・稼働状況」など、働く環境全体をリアルタイムで把握する包括的な見える化が求められています。そのため、内製に取り組む際も「席予約だけできればよい」と捉えると、後々拡張性や対応力に限界が出てくるかも知れません。
座席管理システムの主な機能は、以下の通りです。
システムを内製化する場合は、これらの機能やUI、操作性などに配慮することが大切です。また、作って終わりではなく、状況に合わせて改善やメンテナンスなども行いましょう。
注意したいのは、セキュリティと使いやすさです。自作のシステムは市販のシステムと比べて操作が難しい場合が多いため、適切なトレーニングを実施したりマニュアルを用意したりすることが大切です。
座席管理システムを内製する場合、注意したいのが以下の3点です。押さえておくことで、プロジェクトをよりスムーズに進め、失敗のリスクを減らすことができます。
特に注意したいのが「座席予約機能だけがあれば十分」という思い込みです。「フリーアドレスにしたので、管理システムが必要だと思った」「とりあえず座席予約ができるようにしたい」といった漠然とした目的で作成すると、後から「リアルタイム性に欠ける」「解決したい課題が解決できていない」などの問題が発生します。しかもその度機能を追加すると、システムが複雑化してメンテナンスが難しくなり運用が属人化してしまいます。
システムを作成する際は、必ず現場の課題を把握し、全体像を描いた上で作業を行いましょう。関係者に広くヒアリングを行い、利用者のイメージを明確にしたりユースケースを詳細に洗い出したりすることで、課題を具体化することが可能です。
実際には、会議室や備品の利用状況、社員の稼働・在席・予定なども一緒に可視化できなければ、フリーアドレスやハイブリッドワーク下の課題を根本的に解決することは難しいでしょう。
従業員認証（SSO）、人事システム、スケジュール管理システム、入退室管理システムなど、使用している社内システムがある場合は、連携について考えなくてはなりません。「完全に別物」として運用するケースもありますが、別々に運用するのは思った以上に手間がかかります。
連携できるようにするためには、既存システムのAPI仕様や連携方式を詳しく確認することが大切です。既製の連携モジュールや連携サービスを利用するのも一つの手段です。
使いやすさ・見やすさも重要なポイントです。どんなに機能が豊富でも、使いにくいシステムはいずれ誰も利用してくれなくなります。Webアプリなどで内製する場合は、開発初期からUI/UXの専門家に意見を聞くのがおすすめ。ExcelやGoogleで作成する場合でも、適切なトレーニングやマニュアル作成などを行うようにしてください。
また、運用ルールや担当者を明確にすることも大切です。バグ修正やセキュリティアップデート、OSやブラウザのバージョンアップへの対応なども計画的に行いましょう。
また、将来的にどの範囲まで見える化したいか（備品・スケジュール・体調・連携状況など）を想定しておくと、構築後の見直し・拡張の手間を避けることができます。
座席管理システムを内製するか、外部の専門システムを導入するか、どちらが良いかは企業の状況によって異なります。判断する際に考えたいのが、「コスト」「スピード」「セキュリティ」「柔軟性」「社内リソース」です。
専用システムの場合、導入費用や契約費用、専門機器代などがかかります。一般的には内製の方が費用を抑えられますが、システムを開発できる技術者がいない場合は、開発者の雇用や開発環境の構築費用などかえってコストがかさむかもしれません。
既存のパッケージ製品やSaaSサービスなら、契約後すぐに利用を開始することができます。内製する場合は要件定義から設計、開発、テスト、デプロイといった全工程を自社で行わなくてはならず、時間がかかります。
一般的な専用システムは、高度なセキュリティ対策が取られています。内製する場合は、セキュリティ対策はすべて自己責任。外部に情報が漏れないよう、強固なセキュリティ体制を構築しなくてはなりません。
内製の場合、自社の就労環境やニーズに合わせて柔軟にシステムを構築することが可能です。必要に応じて、他にはないユニークな機能も実装できるでしょう。
一方、専用システムのカスタマイズは限定的です。このためシステムに合わせて業務フローを見直したり変更したりしなくてはなりません。
システム開発には専門知識が必要です。社内に人材がいない場合は、外部に委託しなくてはなりません。開発だけでなく運用、保守、機能追加まで考えて人材を用意できるか検討してみましょう。リソースが不足している場合は、開発・運用・保守をベンダーに任せられる専門システムを導入するのがおすすめです。
座席管理システムは、ExcelだけでなくGoogle スプレッドシートやWebアプリなどで作ることができます。 内製化することで、費用を抑えて自社に合ったシステムを作ることができるでしょう。開発した後の運用まで考えて、システムの構築を検討してみてください。
注意したいのは、セキュリティと使いやすさです。自作のシステムは市販のシステムと比べてセキュリティ性が低く、操作が難しい場合が多いようです。専門家のアドバイスを受けながら、セキュリティ体制を構築したりマニュアルを用意したりすることが大切です。
また、内製の際には座席予約やチェックインといった基本機能だけでなく、今後の拡張に備えて「備品」「会議室」「稼働情報」「スケジュール」といった周辺情報もどう連携するか、最初から視野に入れておくと良いでしょう。
みえるーむは働く「場所・人・備品・空間」の状態をリアルタイムに“見える化”し
業務効率の最大化と、ストレスの最小化を支えるクラウド型システムです。
「管理」ではなく
「一緒に働くための可視化」
フリーアドレスやハイブリッドワークを前提に
“これからの働き方”の基盤をつくります。
