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「座席管理をExcelで行っている」という企業は少なくありません。特に小規模拠点や固定席の多い環境では、Excelは座席情報の管理に有効な手段といえます。 しかし、フリーアドレスやハイブリッドワークといった動きのある働き方においては、リアルタイム性・一元性・情報のつながりといった「見える化の本質」が不足しやすく、次第に限界が見えてきます。
確かに、Excelで座席表を作成して使用状況を把握したり、座席の変更などを自動で行ったりすることは可能です。手軽にコストをかけずにできる上、自社好みにカスタマイズも行えます。
しかし、Excelの座席管理にはリアルタイム性に欠ける、更新作業が属人化する、などさまざまな課題があります。
Excelは、複数人で同時編集できないツールです。誰かがExcelファイルを開いている間、別のメンバーは同じファイルを「読み取り専用」でしか開くことができません。ファイル内容の変更や保存ができないため、誰かの作業が終わるのを待たなくてはならないのです。
「共有ブック機能」を使えば同時にファイル編集ができますが、他の人が編集している情報は見られない上、情報更新にもタイムラグが発生します。ルールをしっかり決めておかないと、せっかく更新した情報が他の人に上書き保存されて消えてしまったり、ファイルが破損したりするので要注意です。
しかも、情報は手動で更新しないと反映されません。このため、例えば会議室の予約がキャンセルになっているのに情報が反映されず、「空いていない」と思われる場合があります。実際は外出しているメンバーが社内にいると思って探しまわったり、使用中の機材を探して歩いたりするような「ムダ」が発生する可能性があるので注意しましょう。
複数人で同時編集できないため、多くの場合は担当者が編集・更新作業を行います。しかし担当者に任せっきりにしてしまうと業務がブラックボックス化。担当者が休んだときや退職した際に、他のメンバーが業務を行えなくなってしまいます。
Excelに複雑な処理やマクロが組まれている場合は要注意です。後任のスキルが足りない場合や引き継ぎが不十分な場合、「メンテナンスができない」「ファイルが使えない」といった状況が起こりえます。別の管理方法を探したり、新たに作り直したりするのは非効率的ですし、コストもかかってしまいます。
複数の拠点やフロアが存在する企業では、各拠点、各フロアでExcelファイルを作成し座席管理を行っているケースが多いでしょう。「本社用」「オフィス2階用」などと別ファイルを生成し、マスタファイルなどに後から統合していませんか？
こうした管理では、情報がバラバラになり全体像が見えません。「2階では会議室が余っているのに3階では足りていない」といった課題にも気付くのが遅くなります。
また、こうした別ファイルが複数生成され続けることで、どれが最終的なバージョンなのかがわからなくなってしまう可能性も。「同じようなファイルが数百以上あり、どれが最新か一目でわからない」「一つの情報を探すために複数のファイルを確認しなくてはならない」など余計な手間がかかってしまいます。
また会議室や備品の利用状況、プロジェクトのスケジュールなどが別管理になっていると「場所だけ見えても業務の全体像がつかめない」という事態になりがちです。オフィスの状態と働き方を一体で可視化するには、より包括的な仕組みが求められます。
Excelでの座席管理は、拠点が単一でコンパクトな職場なら十分機能します。しかし複数の拠点やフロアがある職場、人数が多い職場、ハイブリッドワークを採用している職場などではさまざまな課題が生じてしまいます。効率的かつトラブルのない座席管理を目指すなら、リアルタイムに情報を一元管理できる、自動で情報が更新される専用の座席管理システムを導入するのがおすすめです。
ここで紹介したいのが、当メディア監修が提供する、「みえるーむ」。空いている座席・会議室や混み具合などをわかりやすく表示し、確認の手間を削減。簡単操作で座席や会議室、設備などを予約することができます。他のフロアや事業所にいる社員の状況も即座に把握。やり取りや連携を円滑に行うことが可能です。
さらに、会議室の予約状況、備品の使用中／空き状況、メンバーのスケジュールや体調なども画面上で一括可視化できるため、チーム間の調整や作業計画が格段にスムーズになります。
“誰が・どこで・何をしているか・何を使っているか”をワンストップで把握できることで、オフィス全体の最適化が実現します。
初期費用がかからず誰でも使えるExcelは、座席管理の第一歩としては非常に優秀です。しかし、フリーアドレスのように席が固定されていない場合は、やはり座席を一目で見ることができるシステムを利用するのがおすすめです。
ただし、今の時代に求められる“働き方の見える化”とは、座席だけでなく、備品・スケジュール・稼働状況・連携関係までも含めた統合的な把握です。働く場所も手段も柔軟化している今こそ、情報をひとつにつなぐ「見える化のインフラ」が求められていると感じます。
多様な働き方で業務の効率性や生産性を高め、企業の成長を目指すなら、座席管理の仕組みを見直してみてください。
みえるーむは働く「場所・人・備品・空間」の状態をリアルタイムに“見える化”し
業務効率の最大化と、ストレスの最小化を支えるクラウド型システムです。
「管理」ではなく
「一緒に働くための可視化」
フリーアドレスやハイブリッドワークを前提に
“これからの働き方”の基盤をつくります。
