書類や備品の一元管理

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書類や備品がバラけることで
起きる問題

フリーアドレスやハイブリッドワークを採用している企業の中には、社内の書類・備品管理で悩んでいるケースが少なくありません。従来の固定席ならデスク周りに備品や書類を収納できましたが、フリーアドレスでは困難です。保管場所を明確にし、ルールをしっかりと設定しておかないと、「あったはずの書類がない」「充電器やケーブルを誰が使っているのかわからない」といったトラブルが発生します。

ハイブリッドワークの場合はさらに複雑です。「備品が必要なのに、担当者が不在で連絡がつかない」「リモートワークの人が書類を持ち出してしまった」などすぐに対応できないトラブルで業務が滞ってしまいます。

以下では、書類や備品の管理ができていない場合に起こる問題をご紹介します。

「探し物」にかかる時間が増える

使いたい備品や書類がどこにあるかわからないと、探す時間が発生します。作業を中断しあちこち探す時間、知っていそうな人に聞いて回る時間は、本来なら業務に使うべき貴重な時間です。

また、備品がないと思い込み新たに購入する場合は、その分の費用がかかります。一つひとつは少額でも、積み重なれば利益を圧迫してしまうでしょう。

個人情報の漏洩リスクが高まる

書類が適切に管理されていないと、情報漏洩のリスクが高まります。例えば、個人情報を扱うデバイスや書類などを外部に持ち出し、忘れたり紛失したりしてしまうケースです。「少しくらいなら大丈夫」「みんなやっている」など社員が事の重大さを理解していないのでしょう。

個人情報の漏洩は、企業の信頼性を著しく損なう行為です。損害賠償を請求される、取引が停止されるケースもあるため、特にハイブリッドワークを採用している企業では厳格なルールを設定・周知しましょう。

不正会計や盗難・横領などに
発展する可能性がある

備品や書類の管理が杜撰ということは、管理の目が行き届いていないということです。隙を見て不正や改ざんすることもできてしまいます。

管理ができていないと、十分に購入している備品を「足りないから」と購入されても気づくことができません。 紛失した書類や備品（USBなど）から情報が漏洩する可能性もあります。また、万が一取引先とトラブルが発生した際に、客観的な証拠として書類を利用できないデメリットなども押さえておきましょう。

モチベーションが低下してしまう

本来なら業務に当てるべき時間を、書類探しや備品の確保に取られることで、集中力が途切れモチベーションが低下してしまうリスクもあります。生産性が高い現場は、誰が見てもわかりやすいよう備品や書類が整理されているもの。必要な時に必要な備品や書類を使えないような現場では、従業員の満足度も下がってしまうでしょう。

当メディア監修ナノコネクトの
みえるーむでできる
「書類・備品」の一元管理

フリーアドレスやハイブリッドワークが進む今、オフィス内の書類・備品の所在がわからなくなるのは当然のことかもしれません。でも、「探す時間がかかる」「誰が使っているかわからない」「紛失や不正利用が起きる」といった事態は、本来防げるはずのムダです。

みえるーむは、そんなムダを解消するための「書類・備品の一元管理機能」を備えた組織マネジメントシステムです。オフィスの中で誰がどの備品を使っているか、どこに保管されているか、何が不足しているかまでをリアルタイムで見える化し、無駄なく業務に集中できる環境をつくります。

具体的な機能

登録・利用状況をひと目で確認

書類、備品が利用中かどうか・誰が使っているかをすぐに把握でき、探し回る手間を大幅に削減。

「モノの位置」と「使っている人」を
可視化

レーダー表示により保管場所／利用場所が視覚的に表示され、すぐに見つかります。

会議室・座席・スケジュールと
連動して予約・利用管理が可能

たとえば「この会議でこのプロジェクターを使いたい」といった連携もスムーズに実現。

アクセス権限も設定可能

電子文書はバーチャル棚に保管ができセキュリティと共有性を両立し、情報漏洩リスクにも対応できます。