※このサイトは株式会社ナノコネクトをスポンサーとして
Zenken株式会社が運営しています。
目次
フリーアドレスがストレスの原因となる背景について、主な7つの理由について解説します。
フリーアドレスでは固定席がないため、出勤するたびにその日の席を探す必要があります。この席を探す時間を無駄に感じたり、出社時間が遅くなると良い席が空いていない、あるいは席自体がないといった状況がストレスになることがあります。毎日どこに座るかを考えること自体が、一部の社員にとっては負担となっているようです。
固定席と異なり、デスクに個人の引き出しなどがないため、荷物や書類の管理が煩雑になりがちです。業務で使用する文具やメモ、書類などを、仕事が終わるたびに毎回片付けなければなりません。また、付箋を貼ってタスクを管理するといった、個人仕様のデスク環境を作りにくい点も、手間に感じられる要因です。
フリーアドレスでは、毎日異なる席に座るため、隣に座る人も日々変わる可能性があります。普段あまり関わりのない社員や、会話したことのない人が隣になることで、緊張感を覚えたり、落ち着いて仕事ができないと感じたりする場合があるのです。人との会話が苦手な方や、環境に慣れるのに時間がかかる方にとっては、ストレスとなることもあります。
フリーアドレスの運用において、仲の良い社員同士が自然と集まって座る傾向が見られることがあります。その結果、自分の周囲に誰も座らない、あるいは人が少ないといった状況が生まれ、孤独感や疎外感を覚える原因になる場合も。特に、コミュニケーションがあまり得意ではない方にとっては、周囲から浮いているように感じてしまうこともあるようです。
特定の社員同士が近くに集まって座ることで、業務に関係のない雑談が増えてしまうケースがあります。静かなオフィス環境では、小さな声での会話でも響きやすく、周囲の人の耳に入ることも。その雑談が気になってしまい、業務への集中が妨げられることがストレスの原因となる場合があります。
フリーアドレスでは、一つのデスクを複数の社員が共有して使用します。前に使用した社員がデスクをきれいに清掃していない、ゴミが残ったままになっているなど、デスクの使われ方に対して不快感や苦痛を感じる社員もいます。清潔感がなかったり、整理整頓されていなかったりすると、次に使用する際の意欲低下にもつながります。
フリーアドレスで感じる苦痛を軽減し、集中しやすい環境を整えるためには、以下のような対策が考えられます。
毎日の席選びのストレスや、席の固定化を防ぐために、運用ルールを定めましょう。例えば、フリーアドレスの対象者を明確にした上で、ランダムで席を決められるツールを導入したり、席予約システムを活用したりする方法があります。社員間の交流を促しつつ、席探しの負担を軽減することが期待できます。
荷物の管理や移動の負担を軽減するため、収納スペースの確保が重要です。例えば、個人用のロッカーを設置することで、業務終了後に書類や私物を保管でき、毎日の持ち運びの手間を減らせます。鍵付きのロッカーであれば、セキュリティ面の強化にもつながります。また、共有書類についても整理ルールを決めておくと、探す手間が省けます。
個人の荷物を減らす工夫として、文房具などを個人所有から共有化する方法があります。ハサミやセロテープといった使用頻度の高い文具を「共有文具コーナー」などに集約し、誰もが使えるようにします。その際、使用後の返却ルールや、消耗品の発注担当者を決めておくなど、スムーズに運用できる仕組みを整えることが大切です。
フリーアドレスでは、同じ部署やチームのメンバーがどこにいるか把握しにくい側面があります。この問題を解消するため、チャットツールなどを導入し、離れた場所にいても気軽にコミュニケーションが取れる環境を整えることが有効です。また、社員の居場所を把握できる位置情報アプリなどを活用することも、円滑な意思疎通を助けます。
雑談によって集中力が低下するという課題に対応するため、オフィス内をエリア分けする方法があります。例えば、会話や軽い打ち合わせが可能な「コミュニケーションスペース」と、静かに作業に集中するための「集中スペース」を明確に区分けします。音環境に配慮したWeb会議用のブースを設けることも、集中できる環境づくりに役立ちます。