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フリーアドレスでよくあるのが、「誰がどこにいるか分からない」という状況です。フリーアドレスでは、毎日座る席が変わります。このため「業務について相談したいのに、どこにいるかわからない」「急ぎの用事があるのに、居場所を探すのが面倒」といった事態が発生します。一度や二度ならまだしも、毎日人を探し回るのは大きな手間です。オフィスが広い場合や人が多い場合、リモートワークやハイブリッドワークを導入している場合は尚更でしょう。
しかし座席管理システムがあれば、相手がどこにいるのかすぐに把握することが可能。社内を探し回る手間や時間を削減することができます。
ゾーニングとは、機能や目的に合わせて空間を区切ることです。座席管理システムを利用することで、「チームでコミュニケーションを取りながら作業するエリア」「個人で集中するエリア」など、ゾーニングを柔軟に行うことが可能。一人ひとりがより快適に業務を行える環境づくりをすることができます。
フリーアドレスでは、「座席の固定化」という課題も指摘されています。これは、自由に席を選べるにも関わらず、業務を円滑に進めるために「部署のメンバーで固まって座る」「頻繁にコミュニケーションをとる人の近くに座る」ケースです。
プロジェクト単位や部署単位で同じエリアに座るようになり、席が固定化してしまうのです。 座席管理システムを活用すれば、従業員の居場所や状況が一目でわかるため、あえて同じ場所に座る必要がありません。
オフィス環境の整備や備品管理、効率的な清掃やメンテナンスなど、これまで総務・情シス・管理部門が手作業で行っていた業務を座席管理システムで一元管理することができます。オフィス内の備品や機材、書類を一元管理できるシステムや、総務・人事・法務に関する社員からの質問にAIが答えてくれるシステムなら、バックオフィスの負担軽減を簡単に実現することが可能です。
座席管理システムを有効に活用することで、騒音やプライバシーに配慮した快適な就労環境を整えることが可能です。リモートワークやハイブリッドワークを採用している企業では、社員の状況をリアルタイム表示できる機能が有効。チームメンバーや同僚が共に勤務している状況を可視化することで、安心感や帰属意識を高めることができます。
一方で、座席管理システムにはいくつかのデメリットもあります。導入の際は、デメリットも把握した上で検討してみてください。
座席管理システムには、初期コストや運用コストがかかります。ICカードリーダーなど専用の機器が必要な場合もあるため、導入時によく確認してみてください。
自社にとって必要な機能とコストのバランスを考えて検討するのがおすすめです。
便利なシステムだからといって、全ての社員がスムーズに使いこなせるわけではありません。年齢層によっては「アナログ管理の方がいい」「システムの操作に馴染めない」という人もいるので、定着させるための施策が必要です。慣れないうちは操作ミスが起こりやすいため、あらかじめ対応策を考えておくと良いかもしれません。
座席管理システムの導入では、「会社に監視されている」「休憩時間や席移動まで把握されて落ち着かない」と不信感を抱かれる場合があります。モチベーションや生産性の低下を招かないためにも、導入の目的や情報、管理体制などを可視化・周知することが大切です。
また管理されるためのシステムではなく、快適で効率的に働くための環境支援ツール、であるというメッセージ設計も重要です。稼働状況や業務負荷を共有できれば、むしろ相互理解やフォローのきっかけになります。
座席管理システムの導入によって、従業員とその交流、空間、備品などさまざまなモノを可視化することができます。その情報を集約・分析すれば、客観的なデータに基づいた意思決定を迅速に行うことが可能。コミュニケーションの活性化や生産性向上、コスト削減、従業員の満足度向上など、経営課題を解決できるでしょう。
ただし、座席の把握だけで完結する時代は終わりつつあります。スケジュールや会議室の利用状況、備品の位置や状態、メンバーの稼働状況や体調といった情報も“同じ画面”で把握できることが、これからのオフィス運用では求められています。
当メディアでは、フリーアドレスやハイブリッドワークに課題感を感じている方に向けて、その対策としてフリーアドレスやハイブリッドワークを活性化させるための方法を紹介しています。気になる方はぜひ参考にしてみてください。
座席管理システムは、フリーアドレスやハイブリッドワークを支える“第一歩”として非常に有効なツールです。社員の所在をリアルタイムで把握し、相談や連携のタイミングを逃さないことで、業務のムダを減らし、コミュニケーションの質を高めることができます。
しかし、これからのオフィスに求められるのは、単に座席を管理することではありません。 スケジュールや会議室、備品の使用状況、メンバーの稼働状況や体調まで含めた「働く環境全体の見える化」が不可欠です。
ナノコネクトが提供する「みえるーむ」は、そうした“包括的な可視化”を実現するための組織マネジメントシステムです。座席・会議室・スケジュール・備品・体調・業務負荷といった情報を一元的に管理することで、職場全体をひとつのチームとして滑らかにつなぎ、働きやすい環境を土台から支えます。
働く場所や時間がバラバラでも、「今、誰が、どこで、どんなふうに働いているのか」をチーム全体で自然に把握できる。そんな環境が、自由で柔軟な働き方と、組織としての一体感を両立させるカギになります。
定着支援やプライバシー配慮を丁寧に重ねながら、“見える化されたオフィス”という次のスタンダードへ。これからの職場づくりには、そうした視点が欠かせません。
みえるーむは働く「場所・人・備品・空間」の状態をリアルタイムに“見える化”し
業務効率の最大化と、ストレスの最小化を支えるクラウド型システムです。
「管理」ではなく
「一緒に働くための可視化」
フリーアドレスやハイブリッドワークを前提に
“これからの働き方”の基盤をつくります。
