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フリーアドレス導入時、多くの担当者が抱えるのがセキュリティへの不安です。自由に働く場所を選べるメリットの一方で、情報漏洩や紛失のリスクも生じます。フリーアドレス化を「失敗」に終わらせないためには、リスクを正しく理解し、事前の対策とルール作りを行うことが重要です。本記事では、特有の課題と解決策を解説します。
誰がどこに座ってもよい自由さは、管理の目を届きにくくします。特に注意すべき3つのリスクは以下の通りです。
オープンスペースでは、PC画面の覗き見やWeb会議の盗み聞きによる情報漏洩リスクが高まります。背後から画面を盗み見る手口はショルダーハッキングと呼ばれ、機密情報を扱う際は特に危険です。
フリーアドレスには個人の固定収納がありません。そのため、離席時に機密書類やPCを放置してしまうケースが増加します。机の上を何もない状態にする「クリアデスク」が定着していないと、置き忘れが紛失や盗難につながる恐れがあります。
毎日周囲の顔ぶれが変わるため、万が一不審者が紛れ込んでも違和感を抱きにくく、発見が遅れるリスクがあります。また、上司の目が行き届きにくく、書類の持ち出しといった内部不正の抑止力低下も懸念されます。
リスクを放置すると重大なインシデントを招き、制度の「失敗」に直結します。安全な環境を構築する3つの対策を紹介します。
紛失・盗難を防ぐ基本は、離席時にデスクへ何も残さないルールの徹底です。個人収納の代わりとなるパーソナルロッカーの設置が効果的です。PCや書類を持ち運ぶ「モバイルバッグ」を支給し、社員が無理なくクリアデスクを実行できる環境を整えましょう。
社内どこからでも安全にアクセスできるよう、強固な認証のWi-Fi構築やアクセス権限の適切な管理が必須です。また、覗き見対策としてPCへの「防止フィルター」装着や画面ロックのルール化を行うほか、盗み聞き対策としてWeb会議用ブース（フォンブース）を設置するなどの環境整備も効果的です。
機密情報を扱う部門は、一般エリアと分けて入退室制限を設けるゾーニングを実施します。さらに「座席管理システム」を導入して所在を可視化すれば、緊急時の確認や不審者の早期発見が可能になり、セキュリティレベルを高めることができます。