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目次
フリーアドレスには、すべての席を自由に選べる「完全フリーアドレス」と、チームや部署単位で座るエリアが決まっており、その中で自由に席を選べる「グループアドレス」の2種類があります。
このうち特に「完全フリーアドレス」でよくあるのが、「誰がどこにいるか分からない」という状況です。フリーアドレスでは、毎日座る席が変わります。このため「業務について相談したいのに、どこにいるかわからない」「急ぎの用事があるのに、居場所を探すのが面倒」といった事態が発生しやすくなるのです。オフィスが広い場合や人が多い場合は尚更でしょう。
人探しに時間がかかるほど業務が滞り、生産性が低下してしまいます。忙しい場合は特に、「探しにいく時間がないから後にしよう」「今聞くほどのことでもない」などと後回しにしがち。
しかしこれでは、分からないことが蓄積して業務が滞ったり、独断で進めて大きなトラブルにつながったりするかもしれません。フリーアドレスの「人探し問題」は、危機感を持って対策を取ることが大切です。
フリーアドレスでは、それぞれが日によって異なる場所で作業します。固定座席のように、特定の人物がいつも同じ場所にいるとは限りません。 誰がどこにいるか把握する仕組みがない場合、あるいは相手に連絡を取る手段がない場合、相手の居場所を探してフロア中を歩く手間がかかります。
「〇〇さんはどこですか？」といちいち人に聞くのも面倒でしょう。聞かれた人も、作業を中断されて嫌な思いをするかもしれません。
出社やテレワークを組み合わせた「ハイブリッドワーク」をしている会社はさらに厄介です。席を探していないからとスケジュールを確認し、ようやくテレワークをしている！と分かるまでにどれほど時間がかかるでしょう。これでは、仕事はもちろん電話や来客の取り次ぎ、育成すらスムーズに行うことができません。
多くの人は、業務時間にさまざまなものを探しています。書類やファイル、データ、業務に必要な機材、スペース、営業マンなら新規訪問先を探して歩き回ることもあるでしょう。
「探す」作業を業務時間に行うことで、生産性を著しく低下させてしまいます。もし探し物に費やす時間を短縮できたら、その分を他の業務に充てたり、残業を減らしてプライベートを充実させたりすることができるのではないでしょうか。
人探し問題解決におすすめなのが、「誰がどこにいるか明らかにすること」と「連絡できる手段を整えること」です。以下で詳しく見ていきましょう。
最も簡単にできるのが、座席表を作ってホワイトボードなどに貼り、個々の居場所を管理する方法です。人探しもスムーズに行えるでしょう。ただし、いちいち記入をしたり、状況に合わせて書き換えたりするのは面倒です。人が多い場合やオフィスが広い場合は、目的の人を見つけ出すのも難しいでしょう。
また、リアルタイム性に欠けるため、「せっかく席まで行ったのにいなかった」といった状況が起こり得ます。「相手の状況がわからないので躊躇してしまう」という人もいるかもしれません。
チャットツールを導入し、直接連絡を取れるようにするのも一つの手段です。相手がどこにいても気になることを質問したり、相談したりすることが可能です。
しかし、相手の状況がわからない点はデメリット。相手がすぐに返事をしてくれるとは限らず、タイムラグが発生してしまうかもしれません。また、あまり交流のない相手にチャットを送るのはハードルが高いと感じる人もいます。
座席管理ツールは、座席や会議室などの状況をリアルタイムに把握できるシステムです。相手の居場所も画面上で簡単に分かるため、オフィス内を探し回る必要がありません。「会議中」「休暇中」など相手の状況も表示してくれるシステムなら、互いの状況に配慮した、ストレスの少ないやり取りができるでしょう。
座席や会議室を予約できるシステムもあります。業務相談をしたい人、頻繁に確認が必要な相手などの近くに席を確保することで、スムーズに業務を進めることが可能です。さらに、席や会議室だけでなく、稼働状況・体調・使用機材・備品まで見える化できるシステムであれば、フリーアドレス全体の運用最適化につながります。
「みえるーむ」は、フリーアドレスやハイブリッドワーク環境における「人探しのストレス」や「コミュニケーションの行き違い」といった課題を根本から解消する、組織マネジメントシステムです。
一つの画面上で、社員の在席状況、業務中かどうか、会議中・外出中などのステータス、さらには体調や業務負荷まで可視化。相手の顔写真とともにフロアマップ上に表示されるため、「誰が・どこで・どのように働いているか」をリアルタイムで直感的に把握できます。
たとえば、「今このタイミングでAさんに相談できるか」「在宅勤務中のBさんが話せる状態か」といった判断が、確認不要で自然に行えるようになります。直接声をかける、チャットを送る、通話を開始するなどのアクションも画面上からシームレスに行えるため、やり取りのハードルも下がります。
また、会議室や座席、機材、備品の予約・使用状況も一元管理可能。誰が何を使っているか、どこにあるか、今使えるかをリアルタイムで把握でき、オフィス全体の運用効率を大きく改善します。
“人・場所・モノ”すべての情報がつながることで、探す・確認する・調整するといった無駄な時間や心理的負担がなくなり、業務への集中とチームの一体感を生み出す職場環境を支援します。
フリーアドレスやハイブリッドワークが当たり前になった今「どこに誰がいるか分からない」「今話しかけていいか迷う」といった見えなさが、業務の遅延やチームの分断を生んでいます。
私たちが提供する「みえるーむ」は、人・場所・モノの状態をリアルタイムで可視化し、それぞれが「つながっている実感」を持てる環境づくりを支援します。
ただ座席を管理するのではなく、社員の状態や関係性、働き方までも見える化することで、無駄な探しものややりとりを減らし、チーム全体が本来の業務に集中できる。それが、私たちの目指す「可視化の力」です。
みえるーむは働く「場所・人・備品・空間」の状態をリアルタイムに“見える化”し
業務効率の最大化と、ストレスの最小化を支えるクラウド型システムです。
「管理」ではなく
「一緒に働くための可視化」
フリーアドレスやハイブリッドワークを前提に
“これからの働き方”の基盤をつくります。
当メディアでは、フリーアドレスやハイブリッドワークに課題感を感じている方に向けて、その対策としてフリーアドレスやハイブリッドワークを活性化させるための方法を紹介しています。気になる方はぜひ参考にしてみてください。