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目次
オフィス内で席が固定されておらず、好きな場所を選んで仕事できるフリーアドレス。社員に主体性が生まれる、コミュニケーションが活性化する、オフィスのスペース削減ができるなどさまざまなメリットが指摘されています。
しかし、せっかく導入したのに「いつも座る席が決まっている」 「結局同じメンバーと座っている」など席が固定化してしまうケースが少なくないようです。これではフリーアドレスのメリットが得られません。
その背景には、「メンバーの居場所や業務状況が見えづらい」という可視化の不足も影響しています。
フリーアドレスが固定化してしまう理由は、主に5つです。以下で詳しく見ていきましょう。
フリーアドレスでは、毎日座る席が変わります。このため「業務について相談したいのに、どこにいるかわからない」「急ぎの用事があるのに、居場所を探すのが面倒」といった事態が発生しやすくなります。オフィスが広い場合や人が多い場合は尚更でしょう。
業務を円滑に進めるためには、「部署のメンバーで固まって座る」「頻繁にコミュニケーションをとる人の近くに座る」のが効率的。プロジェクト単位や部署単位で自然と同じエリアに集まり、席が固定化してしまうのです。
反対に、仲のよい社員同士が固まって座ることで、業務に関係のない雑談が増える場合があります。社員同士のコミュニケーション促進を目的にフリーアドレスを導入している場合は、隣の人から積極的に話しかけられることも。周囲の雑談が耳について集中できない、という人もいます。
また、フリーアドレスのオフィスは基本的に固定席より人の移動が多いもの。このため「人の動きが目に入って気が散る」「さまざまな音がして集中しづらい」と感じる人も少なくありません。
固定席なら、隣同士、あるいは席が近い人同士、部署が違っても自然に交流が生まれます。しかしフリーアドレスでも同じ部署で固まって座っている場合は、かえって他部署との接点が少なくなってしまいます。よほどコミュニケーションが得意な人でない限り、接点のない他部署のメンバーに話しかけるのは容易ではないでしょう。
他部署とのコミュニケーションが少ないと、「必要な時に連携できない」「誤解が生じて無駄な作業が発生してしまう」「必要な時にわざわざ探し回らなくてはならない」などさまざまなデメリットが生じます。非効率な状況でかえって生産性が低下してしまうかもしれません。
フリーアドレスでは毎日席が変わるため、基本的にデスクトップ型のパソコン・ディスプレイ、固定電話などは利用できません。持ち運びやすいノートパソコンと携帯電話が主流です。また、離席する際や退社する際は、書類や私物などを片付けるのがルール。誰に見られるかわからない状態で重要な書類やデータを残しておくのはセキュリティ的にも問題があるからです。
これらを「面倒」と感じる人は、同じ席に留まる傾向があります。個人ロッカーがない場合や、ペーパーレス化が進んでいないオフィスでは特に注意が必要です。
フリーアドレスには、導入に向き・不向きがあります。部署によっては、導入することでかえって生産性や業務効率が低下してしまう場合があるので要注意です。
不向きなのは、集中作業の多い部署です。静かな環境でじっくり作業したいのに、周囲の会話や音が邪魔して集中できなくなるかもしれません。チームワーク重視の現場もNGです。近くにメンバーがいないと、連携が取れず業務効率が低下してしまいます。
フリーアドレスにおける席の固定化は、必ずしも悪いことではありません。むしろ固定化することで生産性がアップし、コミュニケーションが促進される場合もあります。
しかし、フリーアドレスを導入する際の配慮が不足していると、デメリットが際立ち、従業員の不満や孤立感を招く可能性があるので要注意です。効果的に運用するには、環境整備をしっかり行うことが大切。ロッカーを導入する、集中スペースとコミュニケーションスペースを分ける、導入の目的やルールをしっかりと定めて社員に周知する、ペーパーレス化を進める、席選びのルールを決める、など快適に利用するための対策を行いましょう。
おすすめしたいのが、従業員の状況をリアルタイムに把握できる「座席管理ツール」の導入です。従業員の居場所や状況が一目でわかるため、オフィス内を探し回る必要がありません。相談や伝達、電話の取次などもスムーズに行えます。
座席だけでなく、誰が・どこで・どのような業務をしているか、今どんな状態か（会議中、集中中、体調不良など）を見える化することで、よりスムーズな連携が可能になります。
また、座席や会議室を予約できるシステムなら、仕事内容に合った場所で働くことが可能。業務相談をしたい人の隣の席を確保して効率的に業務を進めたり、あらかじめ隣の席の人を確認して交流を深めたりすることもできます。
「みえるーむ」は座席の使用状況や在席状態はもちろん、「会議中」「集中モード」「外出中」といったステータス、業務負荷や体調までも一つの画面で把握できるため、「誰に」「いつ」「どこで」相談すればよいかが直感的にわかります。これにより、わざわざ探し回る、確認に時間をかけるといった非効率がなくなり、業務の流れがスムーズになります。
さらに、座席や会議室、備品の予約も一元管理できるため、「誰がどこで、どんな用途で利用しているか」を踏まえてスペースを有効活用することが可能。部署や拠点を越えた自然な連携も生まれやすくなり、チーム全体の一体感や信頼関係の醸成、エンゲージメントの向上にもつながります。
「見える化」されることで、フリーアドレスという自由を活かした、柔軟かつ効率的な働き方が実現できるのです。
フリーアドレスは“自由”というメリットの裏側で、連携のしにくさや孤立感といった課題を生みやすい働き方でもあります。 だからこそ大切なのは、「どこで・誰が・どのように働いているか」を、チーム全体で自然に把握できる環境を整えることです。
みえるーむは、ただの座席予約システムではありません。社員一人ひとりの状態と働き方を同時に見える化し、組織全体が無理なく連携できる「仕組み」を提供します。 固定化の原因となる不安や探し回る手間をなくし、チームの信頼関係を育てながら、フリーアドレスを「本当に機能する働き方」へと進化させる支援をしています。
みえるーむは働く「場所・人・備品・空間」の状態をリアルタイムに“見える化”し
業務効率の最大化と、ストレスの最小化を支えるクラウド型システムです。
「管理」ではなく
「一緒に働くための可視化」
フリーアドレスやハイブリッドワークを前提に
“これからの働き方”の基盤をつくります。
当メディアでは、フリーアドレスやハイブリッドワークに課題感を感じている方に向けて、その対策としてフリーアドレスやハイブリッドワークを活性化させるための方法を紹介しています。気になる方はぜひ参考にしてみてください。