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目次
座席管理システムとは、オフィスの座席管理や予約、利用状況の確認などを効率的に行うシステムです。導入することで、オフィス運用を効率的に行うことが可能です。では実際、座席管理システムでどんなことができるのでしょうか？主な機能をご紹介します。
座りたい席や利用したい会議室を選び、予約できる機能です。フロアマップ上に表示された座席・会議室をタップするだけで予約することができます。日付や時間単位の指定も可能。利用することで、毎朝座る席に頭を悩ませたり、会議室の確保に追われたりすることがなくなります。
GoogleやOutlookなどのスケジュール管理システムと連携して、座席管理や会議室予約を行える機能です。例えば、外出や出張の予定が入っている日は自動的に座席予約がキャンセル。他の社員が利用可能になります。勤怠管理システムと連携させれば、チェックイン・チェックアウト情報を記録することもできます。
システムを通して、従業員の自己申告で状態を共有する機能です。体調の良し悪しだけでなく業務負荷まで表示できれば、フォローや業務の調整をスムーズに行うことが可能です。ただし健康状態に関わる情報は、プライバシーに十分配慮した扱いが必要。どんなことに利用するのか、しっかりと説明した上で導入してください。
カメラやタブレットなどの社内設備・備品を管理できる機能です。Webから利用状況の確認や予約が可能。リアルタイムに情報が更新されるので、予約が被ったり数が足りなくなったりすることがありません。保管場所が表示されているシステムなら、新入社員でも用意することが可能。使用者が表示されていれば、少しだけ借りたい時に直接声をかけに行くことができます。
フリーアドレスや座席管理に関する社内規定を、システム上で管理・表示・周知できる機能です。運用ルールや会社としてのポリシーを社員がいつでも確認できるようにすることで透明性を維持。ルールの遵守を促すことができます。
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