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フリーアドレスを導入したものの、想定外の業務負担が総務・オフィス管理担当に集中し、運用に課題を感じるケースがあります。「〇〇さんはどこにいる？」「今日出社しているか？」「モニターがある席はどこか？」といった問い合わせへの対応に時間を取られ、本来の業務に影響することもあります。本記事では、その原因と対策を解説します。
フリーアドレスでは、誰がどこにいるかを仕組みで可視化していない場合、所在確認のための問い合わせが総務や管理部門などに発生することがあります。ハイブリッドワークを導入している場合は、「そもそも今日出社しているのか」といった在席状況の確認が必要になることもあります。こうした問い合わせへの対応が増えると、総務・オフィス管理担当の業務負担につながる可能性があります。
希望する席が埋まっている、チームで近くに座れない、モニターや電源などの設備を利用できる席が限られているといった状況では、座席に関する問い合わせや調整が必要になる場合があります。座席の利用状況や機材配置によっては、総務・オフィス管理担当が調整に対応する時間が増え、業務負担となることもあります。
特定のエリアや座席に利用が集中した場合、ゾーニングや座席配置を見直す必要が生じることがあります。また、共有デスクの清掃状態や私物の残置などについて、管理や運用ルールの整備が必要になる場合もあります。利用者の使い方によって新たな課題が発生することもあるため、継続的に運用状況を確認することが重要です。
所在確認や座席・備品に関する情報を、社員が総務を介さずに確認できる状態を整えることが対策の一つです。「聞かれてから答える」運用を「必要な情報を自分で確認できる」運用に変えることで、問い合わせ対応の負担を軽減できる可能性があります。
座席管理システムやWeb座席表などを活用し、誰がどこにいるか、誰が出社しているか、どの席にどのような設備があるかを確認できるようにする方法があります。予約機能を備えたシステムであれば、座席の利用状況を管理しやすくなる場合もあります。また、座席の利用状況に関するデータを取得できる場合は、その情報をレイアウトや座席数の見直しに活用することも可能です。
フリーアドレス下で総務業務の負担が増える背景には、所在や座席、設備に関する情報共有の仕組みや運用ルールが十分に整備されていないことなどが考えられます。社員が必要な情報を自ら確認できる環境を整えることで、問い合わせ対応の負担を軽減できる可能性があります。まずは、所在や座席、設備に関する情報を「見れば分かる」状態にすることから検討してみましょう。