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目次
フリーアドレスを導入したものの、固定電話の取り次ぎがうまくいかず、失敗したと感じる企業は少なくありません。固定電話の対応が課題となる原因と課題を解説します。
社員が日替わりで異なる席に座るため、電話を受け止めても「対象の担当者がオフィスのどこにいるか分からない」という事態が発生します。担当者を探し回る手間が増え、結果として、電話対応の多い特定の社員にとって取り次ぎ業務が大きな負担になってしまいます。
固定電話の近くに事務担当者など特定の社員が常に座るようになり、結果的に座席が固定化してしまう問題です。明確な運用ルールがないと元の固定席に回帰しやすく、フリーアドレス本来の目的である「社内コミュニケーションの活性化」などが損なわれてしまいます。
固定電話を廃止・縮小し、インターネット経由で通話できるIP電話や、スマートフォンを内線化できるクラウドPBX、社用携帯などを導入します。これにより、場所を問わず個人の端末で電話対応できる環境が構築でき、取り次ぎ業務そのものの負担軽減につながります。
誰がどこに座っているかをリアルタイムで可視化する座席管理システム（Web座席表）を導入することで、電話を受けた担当者が、取り次ぎ先をすぐに探し出せるようになります。出社状況や座席位置を正確に把握でき、電話対応の効率が上がります。
固定電話をいきなり廃止すると、顧客対応や業務の混乱を招く恐れがあります。まずは、事前に従業員へ電話運用の見直しを行う目的をしっかりと共有することが重要です。加えて、現在の外線・内線の利用頻度や通話内容を事前に調査しておくなど、段階的な準備を進めることが求められます。
フリーアドレス成功の鍵は、代表着信などの電話業務に関する課題をクリアすることにあります。適切なツールの導入や運用ルールの整備を並行して進めることで、自社に合った柔軟な働き方を実現していきましょう。